Helpparibotti vastaa asiakaspalvelun sähköpostiin automaattisesti ja samassa viestiketjussa. Vastaus perustuu samaan tietopohjaan kuin verkkosivun chat: yrityksesi omiin sivuihin ja ohjeisiin. Asiakas saa vastauksen muutamassa minuutissa, eikä samaa palautusohjetta tarvitse enää kirjoittaa käsin joka päivä.
Sähköposti
Automaattinen vastaus asiakaspalvelun sähköposteihin
AsiakasHei, mihin osoitteeseen lähetän palautuksen ja tarvitsenko palautuslomakkeen?
HelpparibottiHei, palautukset lähetetään osoitteeseen Varastotie 4, 00100 Helsinki. Lomaketta ei tarvita, kunhan pakkauksessa on tilausnumerosi. Voit vastata tähän viestiin, jos jokin jäi epäselväksi.
Mitä sähköpostiin kysytään
Asiakaspalvelun postilaatikkoon tulee paljon samoja kysymyksiä kuin chattiin: aukioloajat, toimitusajat, palautusohjeet, laskutus ja käytännön ohjeet. Sähköpostissa kysymykset ovat usein pidempiä, ja samassa viestissä voi olla useampi kysymys.
Näin Helpparibotti auttaa
Vastaus tulee samaan ketjuun. Botti vastaa viestiin samassa sähköpostiketjussa, joten asiakas näkee kysymyksensä ja vastauksen yhdessä. Jos asiakas vastaa takaisin, botti jatkaa samaa keskustelua.
Tietopohja on sama kuin chatissa. Tietoja ei tarvitse ylläpitää kahdessa paikassa. Kun päivität ohjeen tietopohjaan, sekä chat että sähköposti käyttävät uutta tietoa.
Vaikea kysymys jää ihmiselle. Kun botti ei ole varma vastauksesta, se ei arvaa. Kysymys menee hallinnan eskalaatioihin, ja saat siitä ilmoituksen sähköpostiisi. Kun vastaat hallinnassa, vastaus lähtee asiakkaalle samaan viestiketjuun ja tallentuu botin tietopohjaan.
Kaikki viestit näkyvät hallinnassa. Näet jokaisen sähköpostikeskustelun samassa listassa kuin chat-keskustelut, ja voit korjata botin vastauksen, jos se meni pieleen.
Mitä tarvitset
Sähköpostikanava otetaan käyttöön botin asetuksista, ja botti saa samalla oman sähköpostiosoitteen. Sen jälkeen asiakaspalvelusi osoite laitetaan välittämään viestit botin osoitteeseen. Kanava kuuluu molempiin tasoihin, myös Perus-tasoon (99 €/kk + alv).
Usein kysyttyä
Vastaako botti jokaiseen sähköpostiin?
Ei. Botti vastaa, kun tietopohjasta löytyy vastaus, ja muut kysymykset se välittää teille. Poissaoloilmoituksiin ja muihin automaattisiin viesteihin se ei vastaa lainkaan.
Voinko käyttää nykyistä asiakaspalvelun osoitetta?
Voit. Laita nykyinen osoite välittämään viestit botin osoitteeseen. Asiakkaat kirjoittavat edelleen tuttuun osoitteeseen, vastaus vain tulee botin omasta osoitteesta.
Voiko botti vastata eri tavalla sähköpostissa kuin chatissa?
Tietopohja ja ohjeet ovat samat. Ero on muodossa: sähköpostiin botti vastaa pelkällä tekstillä, koska painikkeet ja ajanvaraus toimivat vain verkkosivun chatissa.