Käyttöohjeet

1. Aloitus

Uusi asiakas aloittaa osoitteessa helpparibotti.fi/aloita: kerrot sivustosi osoitteen ja Y-tunnuksen, luot tunnuksen ja ensimmäinen botti syntyy niillä tiedoilla. Botti alkaa lukea sivustoasi heti. Jos sinulla on jo tunnus, kirjaudu sisään ja tee lisää botteja "Luo uusi botti" -painikkeella.

Kokeilu on 14 päivää maksutta 299 euron tasolla, joten näet koko palvelun. Kortti tallennetaan kokeilun alussa, ja veloitus alkaa vasta kokeilun jälkeen valitsemasi tason mukaan: Perus 99 €/kk tai 299 €/kk. Tasojen erot näkyvät hinnoittelusivulla, ja tason vaihto onnistuu ottamalla yhteyttä osoitteeseen tuki@palvelureppu.fi.

Yleiskatsaus seuraa käyttöönottoa neljässä vaiheessa: sivusto luettu, botti kokeiltu, botti näkyy sivustolla ja ensimmäinen asiakas sai vastauksen. Saat jokaisesta sähköposti-ilmoituksen kerran. Jos sivuston päivittää joku muu, voit lähettää asennusohjeet suoraan hänelle yleiskatsauksen asennusvaiheesta.

2. Botin luominen

Uuden botin luonti kysyy vain sivuston osoitteen ja yrityksen. Kaikki muu on valmiina, ja botti ehdottaa itse ohjeistuksen, tervehdyksen ja pikakysymykset luettuaan sivustosi. Voit muuttaa ne milloin tahansa Asetukset-välilehdellä, joka on jaettu neljään osioon.

Perustiedot

Kutsut ja napit

Ulkoasu

Yhteydet

Botti kertoo olevansa tekoäly

Kävijän on tiedettävä puhuvansa tekoälylle, joten se kerrotaan kolmessa paikassa eikä sitä voi kytkeä pois: widgetin ylätunnisteessa botin nimen alla lukee Tekoälyavustaja, sähköpostivastauksen loppuun lisätään sama merkintä, ja botti kertoo asian suoraan jos sitä kysytään. Merkintä katoaa ylätunnisteesta live-keskustelun ajaksi, koska silloin vastaajana on ihminen.

Voit antaa botille ihmisen nimen ja persoonan System promptissa, mutta et voi ohjeistaa sitä väittämään olevansa ihminen. Sääntö tulee kehotteessa persoonaohjeen jälkeen ja ohittaa sen.

3. Tietopohja

Tietopohja on kokoelma artikkeleita, joista botti hakee vastauksia. Mitä kattavampi tietopohja, sitä tarkempia vastaukset. Lisää sisältöä kolmella eri tavalla:

Manuaalinen artikkeli

Lisää artikkeli antamalla sille otsikko ja kirjoittamalla tai liittämällä sisältö suoraan. Sopii parhaiten FAQ-osioille, toimitusehdoille ja hinnastoille.

URL-tuonti

Kirjoita verkkosivun URL. Järjestelmä hakee sivun tekstisisällön automaattisesti. Nopea tapa lisätä yksittäinen sivu tietopohjaan.

Sivuston automaattinen luku

Anna verkkosivustosi pääosoite (esim. https://yritys.fi). Järjestelmä käy automaattisesti läpi enintään 2 000 osoitetta ja tallentaa löytämänsä sisällön tietopohjaan. Osa sivuista voi jäädä tallentamatta, esimerkiksi liian vähän tekstiä sisältävät, noindex-merkityt ja virheelliset. Luvun tulos kertoo montako sivua ohitettiin ja miksi, joten näet heti jos sivustosi sisältö piirtyy JavaScriptillä eikä botti saa siitä tekstiä. Luku tapahtuu taustalla; edistyminen näkyy sivun yläpalkissa.

4. Widget-asennus

Widget on pieni JavaScript-tiedosto, joka lisää chat-painikkeen sivustollesi.

1. 1

   Kopioi koodi

   Avaa botin Asetukset ja sieltä Asennus, ja kopioi annettu script-tagi.

2. 2

   Liitä koodi sivustollesi

   Lisää koodi jokaisen sivun HTML:ään juuri ennen sulkevaa </body>-tagia.

Jos koodi päätyy vahingossa sivulle kahteen kertaan, esimerkiksi julkaisujärjestelmä lisää sen automaattisesti sivupohjaan ja se on jo valmiiksi sisällössä, widget tunnistaa tämän itse eikä tuota kahta päällekkäistä chat-painiketta.

Perus-tasolla (99 €/kk) widgetissä näkyy pieni Helpparibotti-merkintä. 299 euron tasolla sitä ei ole.

Kävijäkonteksti: kerro botille, kuka kävijä on

Botti näkee oletuksena vain sivun osoitteen ja otsikon. Jos sivustollasi on kirjautuneita käyttäjiä, kerro botille kävijästä JavaScript-rajapinnalla, niin se ei tarjoa rekisteröitymistä jo rekisteröityneelle ja osaa sovittaa vastauksen kävijän tilanteeseen.

Avaimet ovat sivustosi omia, botti lukee ne sellaisinaan. Konteksti lähetetään jokaisen viestin mukana ja katoaa sivun latauksessa, joten kutsu setContext aina kun tila tiedetään. Jos haluat antaa kontekstin ennen widgetin latautumista, aseta window.Helppari = { context: { … } } ennen script-tagia.

Kolme avainta on varattu kävijän omille yhteystiedoille: email, name ja phone. Kun annat ne, botti ei kysy kirjautuneelta kävijältä sähköpostia uudelleen: yhteydenottopyynnössä lukee mihin osoitteeseen vastataan, ja kävijä vahvistaa sen yhdellä painalluksella. Osoitteen voi silti vaihtaa.

Nimi näkyy kävijän omien viestien yläpuolella, ja botti voi puhutella häntä etunimellä. Voit antaa myös avaimen company eli organisaation, jonka puolesta kävijä asioi. Organisaatio näkyy viestien yläpuolella, jos nimeä ei ole annettu, mutta botti ei puhuttele kävijää sillä. Nimi, sähköposti ja organisaatio tallentuvat keskusteluun, joten keskustelulistasta ja live-päivystyksestä näet, kenen kanssa sivustosi mukaan puhut. Muita avaimia ei tallenneta. Kyse on sivuston kertomasta tiedosta eikä tunnistautumisesta, sillä kävijä voi itse muuttaa kontekstia, joten älä luovuta tilikohtaisia tietoja pelkän nimen perusteella.

Rajat: enintään 10 kenttää, avain alkaa kirjaimella ja on enintään 40 merkkiä (kirjaimia, numeroita, _ . -), arvo merkkijono enintään 200 merkkiä, numero tai totuusarvo. Sisäkkäiset rakenteet jätetään huomiotta. Avain token on varattu tulevaa tietohakua varten eikä koskaan päädy botille. Konteksti on sivuston antama tieto, ei tunnistautuminen: botti käyttää sitä vastauksen sovittamiseen, mutta se ei avaa mitään eikä ohita tietopohjaa.

5. Laukaisimet, painikkeet, ajanvaraus, eskalaatio ja live

Botin Asetukset-välilehdellä voi määrittää milloin botti kutsuu kävijän keskusteluun, tervetulonäkymän pikapainikkeet, botin itse ehdottamat toimintokehotteet sekä ajanvarauksen. Kaikki nämä ovat valinnaisia. Botti toimii ilman niitäkin, mutta ne nopeuttavat kävijän etenemistä keskustelun sijaan. Ne ovat verkkosivuwidgetin ominaisuuksia: sähköposti-, Slack- ja API-kanavissa botti vastaa pelkällä tekstillä.

Laukaisimet

Laukaisimella määrität, milloin botti kutsuu kävijän keskusteluun tai avaa chatin. Ehtona voi olla esimerkiksi hinnastosivulla vietetty aika tai mainoslinkin kautta saapuminen. Voit tehdä eri tilanteisiin omat kutsutekstit ja ehdot.

Otat laukaisimet käyttöön Asetukset-välilehden Kutsut ja laukaisimet -osiossa. Nopein tapa aloittaa on valita valmis pohja pudotusvalikosta "Lisää valmis pohja". Pohja täyttää kutsutekstin ja ehdot puolestasi, ja voit vielä muokata niitä. Voit myös rakentaa laukaisimen tyhjästä "+ Lisää laukaisin" -painikkeella.

Laukaisimen ehdot jakautuvat kahteen ryhmään, ja kaikkien valitsemiesi ehtojen molemmista ryhmistä täytyy täyttyä yhtä aikaa.

Kirjoita kutsu, joka liittyy kävijän tilanteeseen. Hinnastosivulla voit esimerkiksi kysyä: "Tarvitsetko apua sopivan vaihtoehdon valintaan?"

Laukaisimen tehon näkee botin Yleiskatsaus-välilehdellä: laukaisintaulukko näyttää tämän jakson näytöt ja klikkaukset laukaisimittain, jotta huomaa kumpi kutsuteksti oikeasti tuo kävijän keskusteluun.

Aloitusnapit (tervetulonäkymä)

Aloitusnapit näkyvät kävijälle heti, kun hän avaa chatin ensimmäisen kerran, ennen kuin hän on kirjoittanut mitään. Voit lisätä enintään viisi nappia, kullekin oman tekstin ja toiminnon:

Toimintokehotteet (CTA)

Toimintokehotteet ovat nappeja, joita botti itse ehdottaa vastauksensa alla silloin kun se arvioi niiden sopivan käynnissä olevaan keskusteluun. Voit määrittää enintään viisi toimintokehotetta; botti näyttää kerrallaan korkeintaan yhden. Jokaiselle annetaan tekninen avain (ei näy kävijälle), painikkeen teksti, toiminto (linkki tai ajanvaraus) sekä laukaisuohje eli vapaamuotoinen kuvaus siitä, missä tilanteessa botin kannattaa ehdottaa juuri tätä nappia (esim. "kun asiakas vaikuttaa valmiilta kokeilemaan palvelua"). Laukaisuohje menee osaksi botin ohjeistusta, joten kirjoita se samaan tyyliin kuin system prompt.

Ajanvaraus

Ajanvaraus-URL on yksi yhteinen osoite, jota sekä aloitusnapit että toimintokehotteet voivat käyttää "Avaa ajanvaraus" -toiminnolla. Se asetetaan kerran botin asetuksissa (vain https). Kun osoite on asetettu, chat-ikkunan yläpalkkiin ilmestyy lisäksi aina ajanvarausnappi. Kävijä pääsee varaamaan myös ilman erillistä aloitusnappia. Ajanvarauksen avaustavaksi valitaan jompikumpi:

Eskalaatio ihmiselle

Kun tietopohjasta puuttuu vastaus, botti kertoo sen kävijälle ja tarjoaa mahdollisuutta jättää sähköpostiosoite. Kysymys ilmestyy botin Keskustelut-välilehden Eskalaatiot-näkymään. Jos olet asettanut Eskalaatioilmoitukset-osoitteen, saat myös sähköposti-ilmoituksen. Vastaa kysymykseen Eskalaatiot-välilehdellä. Vastaus tallentuu tietopohjaan hyväksyttynä esimerkkinä ja lähtee sähköpostitse kävijälle, jos hän jätti osoitteensa. Jos lähetys epäonnistuu, näet virheen samalla välilehdellä ja voit ottaa yhteyttä muuta kautta.

Live-keskustelu asiantuntijan kanssa

Eskalaation rinnalla kävijälle voidaan tarjota keskustelua oikean ihmisen kanssa. Live-palvelu kuuluu 299 euron tasoon. Tarjous näkyy vain kahden ehdon täyttyessä: botti ei osannut vastata, ja joku on juuri sillä hetkellä tavoitettavissa. Näin kävijälle ei koskaan luvata ihmistä jota ei ole paikalla.

Päivystys tapahtuu botin Keskustelut-välilehden Live-palvelu-näkymässä. Laita Olen tavoitettavissa -kytkin päälle kun voit vastata; tila putoaa automaattisesti pois kun suljet välilehden tai yhteys katkeaa. Jonossa näkyvät odottavat pyynnöt, ja keskustelun avaaminen ottaa sen sinulle. Samaan keskusteluun ei voi vastata kaksi henkilöä. Ehdota-painike hakee tietopohjasta vastausluonnoksen, jonka voit lähettää sellaisenaan tai muokata. Botti ei puhu kävijälle luovutuksen aikana.

Päätä palauttaa keskustelun botille. Jos kukaan ei ehdi poimia pyyntöä 90 sekunnissa, kävijälle kerrotaan se ja hän voi jättää sähköpostiosoitteensa normaaliin tapaan. Koko keskustelu botin ja ihmisen viesteineen tallentuu samaan keskusteluun Keskustelut-välilehdelle.

6. Sähköpostikanava

Botti vastaa asiakkaiden sähköposteihin samassa viestiketjussa. Jos asiakas vastaa botin viestiin, keskustelu jatkuu siitä, mihin se jäi.

1. 1

   Ota sähköposti käyttöön

   Avaa botin asetuksista Integraatiot ja paina Sähköposti-kohdassa Ota käyttöön. Botti saa oman sähköpostiosoitteen, ja se näkyy samassa kohdassa.

2. 2

   Ohjaa asiakaspalvelun posti botille

   Laita sähköpostipalvelusi asetuksista asiakaspalveluosoitteesi (esim. asiakaspalvelu@yritys.fi) välittämään viestit botin osoitteeseen. Botin osoitteen voi antaa asiakkaille myös suoraan.

Botti vastaa omasta osoitteestaan. Poissaoloilmoituksiin ja muihin automaattisiin viesteihin se ei vastaa. Jos botti ei löydä vastausta, kysymys näkyy Eskalaatiot-näkymässä, ja kun vastaat siihen, vastaus lähtee asiakkaalle samaan viestiketjuun.

7. Slack-integraatio

Botti vastaa Slack-työtilan viesteihin. Vastaus tulee samaan viestiketjuun (thread), joten kanava pysyy siistinä. Botti vastaa sekä suoriin viesteihin (DM) että viesteihin, joissa se mainitaan @botti.

1. 1

   Luo Slack-sovellus

   Mene osoitteeseen api.slack.com/apps ja paina "Create New App" → "From scratch". Valitse työtila.

2. 2

   Lisää oikeudet (scopes)

   Kohdassa "OAuth & Permissions" → "Bot Token Scopes" lisää chat:write ja app_mentions:read. Lisää im:history suoria viestejä ja channels:history kanavaviestejä varten.

3. 3

   Asenna sovellus ja kopioi tokenit

   Paina "Install to Workspace". Kopioi Bot User OAuth Token (alkaa xoxb-) ja Signing Secret (kohdasta "Basic Information").

4. 4

   Tallenna tokenit Integraatiot-osioon

   Avaa botin Asetukset ja sieltä Integraatiot, liitä Bot User OAuth Token ja Signing Secret Slack-osioon ja paina "Ota käyttöön". Kopioi näkyviin tuleva Request URL.

5. 5

   Aseta Request URL ja tilaa tapahtumat

   Slackissa kohdassa "Event Subscriptions" laita "Enable Events" päälle ja liitä Request URL. Tilaa botin tapahtumat (Subscribe to bot events): message.im ja app_mention. Tallenna.

8. REST API

REST API sopii omiin integraatioihin sekä Zapier- ja n8n-työnkulkuihin. API-avain tarvitaan kaikissa pyynöissä.

1. 1

   Luo API-avain

   Avaa botin Asetukset ja sieltä Integraatiot, ja paina "Luo API-avain". Avain näytetään vain kerran. Tallenna se heti.

2. 2

   Lähetä viesti API:n kautta

   Käytä alla olevaa esimerkkiä ensimmäisen viestin lähettämiseen.

9. Tilastot ja palautteet

Seuraa botin toimintaa Yleiskatsaus-välilehdeltä ja Tietopankin Opetusehdotukset-näkymästä.

Botin näkymät on jaettu neljään välilehteen: Yleiskatsaus (tilanne ja vastausten laatu), Keskustelut (kaikki, eskalaatiot, live-palvelu, asiakaspalaute), Tietopankki (artikkelit, botin testaus, opetusehdotukset) ja Asetukset (botti, widget-koodi, integraatiot). Osion näkymät näkyvät välilehden alla omana rivinään.

Yleiskatsaus-välilehti

Yleiskatsaus luetaan kuin botin muistio. Ylinnä on ratkaisuaste eli kuinka moneen keskusteluun botti vastasi oikein tietopankin pohjalta, ja sen vieressä yksi lause siitä, montako asiaa odottaa sinua. "Odottaa sinua" listaa enintään kolme toimen vaativaa asiaa tärkeysjärjestyksessä: vastaamatta jääneet keskustelut, vastaustasi odottavat kävijät ja luultavasti väärät vastaukset. Alla ovat keskustelut päivittäin, widget-suppilo (näytöt, avaukset ja kysymykset), tietopuutteet ja uuden botin käyttöönoton vaiheet. Vastausten laatu -näkymä samassa osiossa näyttää luokittelun tarkemmin.

Asiakaspalaute

Jokaisen bottivastaukseen käyttäjä voi antaa peukku ylös tai peukku alas -palautteen. Palautteet kertyvät tilastoihin ja näkyvät tyytyväisyysprosenttina.

Opetusehdotukset

Palautteiden pohjalta järjestelmä ehdottaa kysymys-vastauspareja, jotka voit hyväksyä suoraan tietopohjaan tai hylätä. Hyväksytyt parit parantavat botin vastaustarkkuutta.

10. Laskutus ja tasot

Laskutus-näkymään pääset hallinnan yläpalkista. Se kertoo tilauksen tilan yhdellä silmäyksellä: onko kokeilu kesken ja kuinka kauan, mikä taso on valittuna, paljonko kiintiöstä on käytetty kuluvana kuukautena ja onko maksukortti tallennettu.

Kokeilu

Kokeilu kestää 14 päivää ja sisältää 299 euron tason, jotta näet koko palvelun. Kortti ei ole pakollinen aloittaessa. Valitset tason jo rekisteröityessä, ja vahvistat maksullisen jatkon kokeilun aikana lisäämällä kortin. Jos korttia ei ole kokeilun päättyessä, botti lakkaa vastaamasta kävijöille, mutta tietopankki ja asetukset säilyvät.

Tasot ja kiintiö

Perus on 99 €/kk ja sisältää 300 keskustelua kuukaudessa, verkkosivuwidgetin ja sähköpostin, yhden botin ja kevyemmän tekoälymallin. Widgetissä näkyy Helpparibotti-merkintä. Täysi taso on 299 €/kk ja sisältää 2 500 keskustelua, kaikki kanavat, live-palvelun ja rajattomasti botteja ilman merkintää. Yksi keskustelu on yhtäjaksoinen asiointi kävijän kanssa, ei yksittäinen viesti.

Kiintiön täyttyminen näkyy laskutusnäkymän palkissa. Palvelu ei katkea ylityksestä eikä ylityksiä laskuteta automaattisesti: jos määrä ylittyy toistuvasti, otamme yhteyttä ja sovitaan sopiva kokonaisuus.

Kortti, lasku ja tason vaihto

Kortti lisätään laskutusnäkymästä, ja maksusivun hoitaa Stripe. Helpparibotti ei näe eikä tallenna kortin tietoja. Veloitus alkaa vasta kokeilun päätyttyä, ja näet sivulla päivän, jolloin ensimmäinen veloitus lähtee.

Laskulla maksaminen, tason vaihto kesken kauden ja suuremmat kokonaisuudet sovitaan osoitteessa tuki@palvelureppu.fi. Tilauksen voi irtisanoa samasta osoitteesta; kokeilun aikana tehty irtisanominen estää ensimmäisen veloituksen.

11. Usein kysytyt kysymykset

Kuinka monta bottia voin luoda?

299 euron tasolla niin monta kuin tarvitset, Perus-tasolla (99 €/kk) yhden.

Missä data sijaitsee?

Kaikki tiedot tallennetaan Cloudflaren infrastruktuuriin. Viestit lähetetään Anthropicin rajapintaan AI-vastausten generoimiseen.

Voiko botti vastata väärin?

Kyllä. Siksi jokainen keskustelu luokitellaan, ja yleiskatsauksen ratkaisuaste sekä "Odottaa sinua" -lista nostavat esiin vastaukset, jotka menivät luultavasti väärin. Korjaat ne lisäämällä puuttuvan tiedon tietopankkiin.

Miten saan botin vastaamaan vain yritykseeni liittyviin kysymyksiin?

Lisää system promptiin selkeä ohje, esimerkiksi: "Vastaa vain tuotteisiimme liittyviin kysymyksiin. Jos kysymys ei liity toimintaamme, kerro kohteliaasti ettet voi auttaa siinä."

Onko viestimäärille rajaa?

Widgettiin on sisäänrakennettu roskapostisuoja: enintään 20 viestiä tunnissa per käyttäjä ja 100 viestiä tunnissa per IP-osoite.

Kuinka kauan keskustelu näkyy kävijän chat-ikkunassa?

Yhden käyntikerran ajan. Keskustelu jatkuu sivulta toiselle siirryttäessä, mutta alkaa alusta kun kävijä palaa sivustolle uudella käynnillä tai kun edellisestä viestistä on kulunut yli 30 minuuttia. Kävijä voi myös tyhjentää keskustelun itse chat-ikkunan yläreunan roskakori-painikkeesta. Tyhjennys koskee vain kävijän omaa näkymää. Keskustelut säilyvät hallintapaneelin Keskustelut-välilehdellä.

Mihin kanaviin botin voi liittää?

Sama botti ja sama tietopohja toimii kaikilla kanavilla: verkkosivun widget, sähköposti, Slack ja REST API. Otat käyttöön vain ne kanavat, joita tarvitset. Perus-tasolla (99 €/kk) käytössä ovat verkkosivuwidget ja sähköposti; Slack ja REST API kuuluvat 299 euron tasoon. Ohjeet löytyvät osioista Widget-asennus, Sähköpostikanava, Slack-integraatio ja REST API.

Voiko sama botti palvella montaa kanavaa yhtä aikaa?

Kyllä. Jokainen keskustelu kirjautuu omalle kanavalleen, mutta botti käyttää kaikissa samaa tietopohjaa ja system promptia. Keskustelut näkyvät hallintapaneelin Keskustelut-välilehdellä kanavan mukaan eriteltyinä.